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    新疆维吾尔自治区党政机关办公用房档案管理办法

    新疆维吾尔自治区党政机关办公用房档案管理办法

    来源:公务用房服务中心发布日期:2020-11-12 浏览次数:

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        第一章  总  则
        第一条  为加强自治区党政机关办公用房档案管理,提升党政机关办公用房管理工作水平,根据《中华人民共和国档案法》《城市房地产权属档案管理办法》和《新疆维吾尔自治区党政机关办公用房管理办法》等规定,结合实际,制定本办法。
        第二条  党政机关办公用房档案(以下简称办公用房档案)是指在党政机关办公用房的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
        第三条  本办法适用于自治区本级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关、民主党派机关,党政机关办事机构及派出机构,以及工会、共青团、妇联等人民团体和各类事业单位(以下简称办公用房使用单位)办公用房档案的管理。
        第四条  党政机关办公用房档案管理工作以权属档案管理为核心,遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。
        第五条  自治区各级机关事务管理部门是自治区各级党政机关办公用房档案管理工作主管部门(以下简称主管部门),自治区机关事务管理局负责自治区本级党政机关办公用房档案的集中统一保管、使用、管理等工作,建立办公用房档案总台账,制定办公用房档案管理规章制度,协调档案业务管理部门;指导和监督全区党政机关办公用房档案管理工作。
    地(州、市)、县(市、区)机关事务管理部门负责本级党政机关办公用房档案管理工作,对下级党政机关办公用房档案管理工作进行指导、协调和监督检查,接受上级部门的指导和监督检查。
    各办公用房使用单位应建立健全办公用房档案管理制度,负责本单位办公用房档案的收集、整理、归档、移交、分存、利用等工作。

        第二章  档案的收集、整理和归档
        第六条  办公用房档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案等。
    权属档案是指办公用房在权属登记、调查、测绘、转移、
    变更等工作中,形成的记载证明房屋所有权及土地使用权权属来源、变更情况等内容的文字、图表、声像材料。
    建设工程档案是指办公用房在新建、改建、扩建、翻建和维修改造等建设过程中形成的文字、图表、声像材料。
    使用管理档案是指办公用房在分配、调整、维护、使用及处置等日常管理过程中形成的文字、图表、声像材料。
        第七条  办公用房权属档案的归档范围包括:
    (一)人员编制文件、《房屋所有权证》《国有土地使用证》《不动产权证书》、单位统一社会信用代码证书等;
    (二)房屋项目立项、规划、用地、建设、消防、购置或置换(房屋买卖、拍卖、析产、交换)等批准文件、会议纪要和资料等;
    (三)房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图(宗地图),房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图、测绘报告等;
    (四)《党政机关办公用房权属登记备案表》《办公用房使用凭证》《办公用房使用协议》、房地产权属变更、资产调拨凭证、有关部门房产转移的上级批件或会议纪要等;
    (五)其他权属来源文件、相关纠纷说明报告和证明材料。
        第八条  办公用房建设工程档案的归档范围包括:
    (一)项目立项申报文件和批复
    (二)项目用地批准文件、建设用地规划许可证;
    (三)规划意见书及附图、方案审查意见或方案复函、建设工程规划许可证及附图,建筑工程施工许可证;
    (四)年度投资计划、初步设计和投资概算申报文件及批复;
    (五)竣工结(决)算报告;
    (六)竣工图及设备技术说明书、试运行报告;
    (七)工程建设档案验收合格备案文件、管线测量资料及竣工验收报告;
    (八)其他相关材料。
        第九条  办公用房使用管理档案的归档范围包括:
    (一)调剂、置换、租用申请及批文;
    (二)使用协议;
    (三)物业单位招投标文件、物业管理合同、日常运行维护记录;
    (四)设施设备运行、维修、维护、改造等记录;
    (五)大中型维修改造项目审批文件,竣工验收相关资料;
    (六)采取调剂使用、转换用途、置换、出租、拍卖、
    拆除等方式处置利用的有关资料;
    (七)其他办公用房使用管理相关资料。
        第十条  办公用房档案归档应符合下列要求:
    (一)权属档案按照《城市房屋权属档案管理办法》有关规定归档;权属档案应为原件,原件已存其他档案馆或者确属另有重要用途的,可以是复印件或复制件,但须经产权人或使用单位与原件校对、签章,并注明校对日期及原件存放处。
    (二)建设工程档案、使用管理档案按照国家《科技档案案卷标准》有关规定归档;除纸质文件外,有条件的还应保存缩微品及电子文件。
        第十一条  归档的办公用房资料,应当做到书写资料合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案保管的要求。

        第三章  档案的管理
        第十二条  办公用房使用单位在主管部门的指导下,对归档的办公用房材料应当及时进行登记、整理、分类编目、划分密级、编制检索指引。
        第十三条  办公用房使用单位按年度报主管部门立卷归档。主管部门审核验收后,将部分建设工程档案和使用管理档案复制卷退还使用单位自存,同时注明原件存放处并签章。使用单位可根据实际需要收集、保存部分建设工程档案及使用管理档案。
        第十四条  办公用房档案与现状不符时,使用单位应及时变更档案。档案不完备的,应组织力量补制,以确保办公用房档案与现状的一致性。
        第十五条  办公用房使用单位应当严格执行档案管理的有关规定,不得擅自修改办公用房权属档案。确需变更和修改的,应当经办公用房主管部门批准,按照规定程序进行。
        第十六条  办公用房档案应永久保存,定期检查。对破损或者变质的档案,应当及时修复;档案毁损或者丢失,应当采取补救措施。使用单位不得擅自销毁办公用房档案。档案销毁需经主管部门同意,档案销毁后应保存销毁清单。
        第十七条  办公用房使用单位或产权人对自用办公用房的档案有优先利用权;但查阅、抄录和复制档案材料应当履行审批手续并登记备案。其他单位或个人需调阅、抄录、复制房办公用房档案的,须经使用单位及办公用房档案主管部门同意。
        第十八条  档案主管部门和使用单位应配备专兼职人员和必要的安全保护设施,建立健全档案管理制度,确保办公用房档案的完整、准确、安全和有效利用,人员变动时须办理工作交接手续。
        第十九条  主管部门结合办公用房档案管理工作实际,定期组织开展档案检查和业务培训,提高档案管理人员业务素质。
        第二十条  主管部门和使用单位应逐步采用先进技术,不断提高办公用房档案管理的标准化、信息化水平。
        第二十一条  违反本办法,有下列行为之一的,由主管部门通报批评;对负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员,建议有关单位依纪依规追究其责任;情节严重构成犯罪的,依法追究刑事责任。
    (一)无故延期或者不按规定收集、保存和移交办公用房档案的;
    (二)涂改、伪造、倒卖办公用房档案的;
    (三)办公用房档案管理人员玩忽职守,造成档案损失的;
    (四)其他违反办公用房档案管理规定的行为。

        第四章  附  则
        第二十二条  事业单位办公用房档案管理,参照本办法执行。
        第二十三条  本办法由自治区机关事务管理局负责解释。
        第二十四条  本办法自发布之日起施行。


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